システムに関するもの

どの機能から使いますか?



まず、自分の施設の伸ばしたいところは?

 

「クラトゥモ」って機能いっぱいあっていろいろ使ってみたいけど、どうやって使ってったらいいの?

 

そうだね。まずその前に今の自分の施設で伸ばしたいところを考えようか。

 

そうね。いろいろあるわ。リスクマネジメ ントもあるし、利用者調査の結果がいつも同じってことも気になるし、全体のコミュニケーションっていうか、職員間での手技の違いとか、考え方の違いがあると思う。どうもそういうことが利用者サービスにも影響していると思うから、手技の違いとか考え方を統一させることも必要だわ。

 

まずは小さな目標を設定して、「小さな成功体験」を積み重ねよう!

 

そうなんだね。良い視点だね。まず全部をいっぺんに使おうと思っても多分職員の方が混乱すると思うし、人間そんなに同時にいっぱいの事に関心を向けられるものじゃないから、とりあえずの的を絞った方がいいよね。それと、まずは大きな目標を設定せずに小さな目標にしておく事だね。そして「小さな成功体験」を積み重ねて行く事が大事だよね。

 

ふーん、「小さな成功体験ね。」

 

そう。だから、目標を設定して何か一つのことに取り組んだとしてもまずは1ヶ月くらいの区切りを付けて、少しでも向上したらそこで必ず「ご褒美」を考える。そしてまた別な観点から改善へ向けての取り組みをするというのがいいやり方だと思う。

 

「ご褒美?」ってなに?

 

小さな目標については分るような気がするけど、「ご褒美」ってなに?

 

少しわき道にそれるけど、「ご褒美」について話すね。人がモチベーションを維持したり、自分にやる気を出させる時に必要なのが「ご褒美」をあげることっていう説があって、これは脳科学的にも言われている事なんだ。モチベーションの高い人は、この自分に対する「ご褒美」のあげ方が上手い人という事も言われているよ。

 

ふーん。ご褒美か、、、。どうやってあげるの?もう少し説明して?

 

職場だと職員が仕事や職場に合わせるのが当たり前で、合わせられない人がおかしいという感覚になりがちだよね?

 

そうね。そういう雰囲気ある。

 

だから逆に少し不器用な職員の立場からするといつも要求されっぱなし、追い込まれっぱなしという感覚にもなるよね。そうすると、結局前向きになれない人も出て来て、モチベーションは下がるし、人によってはスキルや考え方もばらばらっていうことにもなりやすいんだ。だから、一つの目標を立てて何かに取り組んだ時には、区切りを付けて反省会ではなく「達成会」のようなものを開いてみんなでお菓子を食べるなんていうのも一つだよね。

 

「達成会」ね。そういうのあると、確かにモチベーションはあがるような気がする。

 

「達成会」って言ったけど、100%達成出来ていれば万々歳だけど、そうも行かない事もいっぱいあると思う。でも、少しでも前に進んでいるのであれば自然とそこで反省のような話も出るし、逆に「みんなでやってる感」も持てるようになると思うよ

 

なるほどね。「小さな目標」と「ご褒美」か。いいかもしれない。さっきの成功体験の積み重ねっていうことでもあるわね。

 

「クラトゥモ」を使ってヒヤリハット月間を設定してみては?

 

そういうこと。「クラトゥモ」の話にもどろうか。「クラトゥモ」にはいろいろな機能あるから迷うと思うけど、初めに出たようにリスクマネジメントだったら最初はその分野に絞って使ってみるのがいいと思う。

 

例えば、まずはヒヤリハット月間という区切りを作って1ヶ月間できるだけのヒヤリハットを出してもらう。そして、委員会で集計結果をまとめて分析を行う。その分析をもとに重大事故が起きないようにシステム管理上の根本原因を探して対策を考える。次に日常のフィードバックとは別に職員向けの報告会を開いて結果・分析の報告と根本原因への対策について説明を行う。その時にヒヤリハットを出してくれたお礼、ご褒美みたいなものを考えるとより効果的だよね。

 

なるほど。

 

「クラトゥモ」の集計は一瞬で出るから早くまとめられるよ。次のステップは、そして、対策を実行に移して評価をして行く。ヒヤリハットに関してはこういう流れかな。

 

なるほどね。

 

「クラトゥモ」を使ってマニュアルの見直しをしてみたら?

 

あるいは、職員間での手技的なことや考え方が違うという時は、まず基本的なマニュアルがあるか、あるいは見直されているか、それが日常的に活かされているかっていう事が問題になるよね。

 

そうね。一応マニュアルはあるけど、あんまり見直しはしてないわ。

 

「マニュアル」は、みんなの「知識」と「知恵」の結晶!

 

そう。たぶんマニュアルに対する考え方が違うのかな?医療や介護、保育、福祉施設のマニュアルって、もともとその業務が効率的に、みんなが同じように、最終的には利用者にとって良いサービスが提供できるための手順書だよね。そのためにみんなが持っている「知識」とか「知恵」を集めて標準化したもの、言わば「結晶」とも言えるものだよね?まずそういうものであるという認識を共有するところからやり直してみたらいいんじゃないかな。

 

みんなの「知識」と「知恵」の「結晶」ねー。なるほど。マニュアルもそういう見方をすると大事なものに見えてくるわ。

 

考え方や、やり方が違う所だけを強調して「みんな合わせましょう!」と言っても、その根本的なところの意識が共有されていないと、何のために合わせなきゃいけないか分らなくなってしまいかねないよね。そして、マニュアルが実質を伴わない「あれば良い」だけのただの書類のようなものになってしまいかねないよ。

 

まったく、そのとおりだわ。

 

まずは、初心に返ってマニュアルに対する考え方を共有するということ。そして現実と合わない箇所、言い換えると手技の違いや考え方の違いををみんなで話し合って、必要なら作り変える事が必要だよね。

 

それと、マニュアルを見直す時は、特に大事な箇所にはその手技や作業の意味や意義について注釈を加える工夫の仕方もあるよ。例えば、「この業務ヒヤリハット多し」という注意書きがあれば、みんな注意しやすくなるし、「この手順は●●対策上必要不可欠」とあれば、省略する事も無くなると思うよ。

 

とにかくあれば良い式でどこかの施設で使っていたものをただ移植しただけというものじゃなく、自分達の「知識」や「知恵」を結集した手作りのマニュアルがいいよね。

 

今は、画像・写真を入れて説明したりすることも多くなったし、動画マニュアルを作成している施設もあるよ。

 

へー、なるほどね。動画や写真を使うと分りやすいかも。

 

クラトゥモの「情報ポケット」を使えば、動画や画像も共有できるし、「意見交換」もできるよ!

 

「クラトゥモ」の情報ポケットは、画像や資料も一緒に添付できるし、動画も添付できるよ。(動画は容量制限があります)そして、みんなが確認してくれたかどうかが分る確認ボタンもあるし、意見交換もできる「コメント欄」があるから、普段集まれない職員の意見や感想も聞く事ができるよ。

 

へー!じゃあ、一つの問題点をみんなで意見交換しながら考えるなんてこともできるってわけね!

 

そのとおり。マニュアルだけじゃなしに、いろんなことに応用できるよ!

 

「情報ポケット」は、「コメント」機能を利用して意見集約も行えます!