クラトゥモの情報共有イメージ

スケジュール、報告書や資料の情報共有は、

 

施設、エリア、部署単位で管理できます!

 

 

「クラトゥモ」は情報共有ができるグループウェアという事なんだけど、情報をどう共有できるのかイメージを教えてもらえますか?

 

 

そうだね、漠然と情報共有といってもイメージがわかないよね。まず組織構造って法人や施設によって様々だよね?

 

 

そうね。小さな施設だと現場と事務所だけのところもあるし、大きな組織だとエリアが分かれていてその中に様々な部署が配置されてるところとか、大きな敷地に建物が何箇所かに分かれているところもあるわ!

 

 

そうだね。クラゥモで作ったスケジュールとか、様々な報告書やファイルは、まず大きく施設単位、つまり施設の全職員で共有するように掲載先を指定できるよ。でもその情報が一部のエリアや部署の職員にしか関係のないものだとすれば、職員全員が確認しなくてもいいわけだから、その場合は確認して欲しいエリアや部署を指定することが出来るんだ。

 

 

なるほど、じゃあ、例えば施設行事のお知らせみたいなものは、全職員を対象として掲載できて、一つのエリアや、一つの部署の職員しか必要のないものだったら、そういう指定ができるって事ね?

 

 

その通り、共有パターンを指定できるから必要な情報を必要な職員に届けられるってことなんだ。

 

 

パターン①の例は、一つの施設の各階がエリアとして分かれているケースだね。そして、各階にはいろいろな部署が配置されていて、例えば1Fエリアには、a部署、b部署、c部署、4Fエリアにはa部署もあるけど、1Fエリアには無かったd部署、e部署が配置されているね。

 

 

この場合も施設全体で指定すれば全職員。1Fエリアで指定すれば1Fのa部署、b部署、c部署の職員だけ、4Fエリアのe部署を指定すれば、e部署の職員限定ということになるのね?

 

 

その通りだよ。応用になるけど、各階のa部署に所属する職員全員に確認して欲しい場合は、エリアを「すべて」に指定して部署を「a部署」に指定すれば、各階のa部署職員全員に確認してもらえるよ!

 

 

なるほど、じゃあ、専門職の部署はその専門職だけで情報共有ができるってことね?

 

 

その通り、いろいろなパターンが想定できるよね!

 

 

パターン②の例は、一つの施設がA棟とB棟に分かれているケースだね。そしてA棟には、a部署、b部署、c部署、d部署、B棟にはa部署、b部署の他にA棟には無かったe部署が配置されているね。

 

 

この場合も施設全体で指定すれば全職員。A棟で指定すればA棟全体、B棟のe部署を指定すれば、e部署の職員限定ということになるのね?

 

 

その通り。この場合も、施設のa部署に所属する職員にだけ情報を届けたい場合は、エリアを「すべて」に指定して部署を「a部署」に指定すれば、A棟、B棟のa部署職員全員に確認してもらえるよ!

 

 

パターン③の例は、一つの法人で施設が3つに分かれているケースだね。この場合、施設が近くにあっても離れていても大丈夫だよ。そしてA施設には、a部署、b部署、B施設にはa部署とc部署、C施設にはa部署とd部署が配置されているね。a部署は3つの施設に共通した部署ということだね。

 

 

この場合も法人全体で指定すれば法人の全職員。A施設で指定すればA施設全体、B施設のc部署を指定すれば、B施設のc部署の職員限定ということになるのね?

 

 

その通り。この場合も、各施設共通のa部署に所属する職員にだけ情報を届けたい場合は、エリアを「すべて」に指定して部署を「a部署」に指定すれば、A施設、B施設のa部署職員全員に確認してもらえるよ! ただ、気をつけて欲しい事は、各施設の中のエリア分けはできないって事なんだ。

 

*エリア数、部署数の制限はありません。

*同一法人内の施設でその中にエリアを分けたい施設がある場合は、クラトゥモをその施設単体でお使い頂く必要があります。使用方法についてはご相談下さい。