職場が前に進む会議の作り方 2

議長や進行役(ファシリテーター)の役目を確認しよう!

 

会議の質は議長や司会者の進め方、話のまとめ方が大きく関ってきますね。 いわば、議長や進行役の手腕によって雰囲気も内容も違ってくるから、進行役としてのスキルの向上が望まれますね。

 

 

確かにそうですけど、どうやってスキルを上げればいいんですか?

 

 

まず、進行役の役目を確認しましょう。大きな役目でいうと、みんなの意見を引き出す。出された内容の重要なポイントを抽出する。そして結論を導く。という事にありますね。 それと、みんなが発言しやすいような雰囲気作りや意見の調整、会議の最後には方向性、結論の提示、懸案が残った場合はその後の処理の仕方などについても確認する役目がありますね。

 

 

役目としてはそうなんでしょうね。でも難しそう!

 

事前に自分なりの考え方をまとめておこう!

 

そうですね。誰でも初めからパーフェクトな人間はいないですよね。一つ一つ積み重ねて行く、トライ&エラーでいいと思います。

 

 

なるほど。でも具体的にはどうすれば良いのかな?

 

 

まず、進行役としては中立な立場で進める必要があるけど、議題に対してはできるだけ情報収集をしておくことが大事ですね。それと自分の考えをまとめておくという事、そして最終的には会議の目的である「問題解決」「意思決定」という大前提へ向けて意見を調整して行く必要があります。この時に自分の考え方がまとめられていないと、意見調整にもふらつきが出てしまいます。

 

 

予め予習しておかないと、結果が出せないという事?ですね?

 

 

そうです。その場で情報を集めたり、意見調整をしようとしても上手く行かないばかりか、効率的な会議にはほど遠いものとなってしまいます。

 

会議の前に意見をまとめておくようにアナウンスしよう!

 

そして、会議を進行する上での注意点として、まず会議は参加者全員に当事者意識を持ってもらう必要があるわけですが、会議に参加した人が準備もなしに意見を求められても前向きな答えが出せるかというと確率は低くなりますから、やはり、会議の前に意見をまとめて置くようにアナウンスしておく事が重要なことです。 そして、会議を始める際はいきなり議題を話し合うのではなく、前もって分っているのであれば「取り組んでいる点」や「評価できる点」などを報告してから議題に移ると、出席者のモチベーションは上がりますね。

 

 

参加者にも事前に準備を促すということですね。

 

進行役(ファシリテーター)の役目の一つ、それは話の交通整理です。

 

進行役は、みんなの話の交通整理をやるわけですが、話がテーマとは違う方向へ行った際には、話した人が自分より立場が上の人であったにせよ、「今日のテーマは〇〇についてですので、今出たお話は次の機会に譲っても良いですか?」という軌道修正を図る必要があります。 それと、時間配分を考えて進行するということが重要ですね。

 

 

なるほど。すぐには無理かもしれないけど、数をこなすしかないのかな。

 

 

そうですね。会議が終わった後も振り返って見て反省点を探したりしながら、スキルを身に付けていく事ですね。でも、この進行役が育つということは、会議だけじゃなく意思決定に関る組織マネジメントにも役立つという事ですから、結果的に組織力の向上にもつながるという事です。

 

進行役(ファシリテーター)を育てる事は、組織の前進にもつながります!