職場が前に進む会議の作り方 1

会議が無意味な気がする!

 

いろいろな委員会や部会の会議をやっているけど、私が出ている会議は無意味な気がするんです!

 

 

穏やかじゃないですね。どういうこと?

 

 

だって、なんか報告会のようでもあるし、一部のメンバーが発言するだけで他の人はほとんど聞いているだけ。内容も問題点を出し合うだけで、解決へ向けているのか、向けようとしているのかさえ分らなくなって、良く分らないままで時間切れみたいなことが多いし、形式的な感じがするんですよね!

 

 

なるほど、そうですか。あなたが出ている会議は、前もって議題や会議のねらい、何を決めたいかという目的や目標は公表されているんですか?

 

 

議題は公表される時があるけど、、、議題くらいかな、、、。

 

 

うーん、そうですか。会議の目的は「問題解決」か「意思決定」がなされる為ですよね?よく「職場内コミュニケーションの場」としてとか、「情報共有」という事と混同してしまうことがあるけど、会議という観点からは無意味ですね。職場内コミュニケーションや情報共有ということであれば、他にいくらでも手段があるはずだし、会議の議題に対する情報共有は前もってできるはずでしょうから。

 

 

まさに、そんな感じです。立ち上げの時は、目的意識を持って始めたんだけど、続けているうちに「会議のメンバーだから出席している」というふうに半ば義務感のみで出ているようになっちゃった感じ。

 

 

なるほどね。陥りやすいパターンだと思います。

 

 

どうすればいいんですかね?

 

会議の時間は、議題数や内容によっては最小限に!

 

そうですね。まず会議のルールを決めることが必要ですね。

 

 

ルール?

 

 

一つは時間ですね。時間も何時から何時までという決め方をしてしまうと、議題が無くなっても時間消化の会議になってしまう事もありますから、終了時間の上限は決めておくとしても今回のこの議題については、30分で終了とか40分で終了とか、内容によって変化をつけると効果的ですね。

 

 

そして、議長や進行役は終了時間を初めに宣言してから始めるといいですね。また一つの議題については何分間というという配分を次第・プログラムに記入するのも効果的です。

 

 

なるほど。時間は、議題数や内容によっては最小限にということですね。

 

 

「せっかく集まったんだから」ということで掛けなくてもいい時間を掛けると逆効果の場合が多いです。会議の目的は、あくまでも「問題解決」か「意思決定」にあります。

 

 

議題・テーマについては、前もって情報を共有しておくこと。

 

それと、議題・テーマについては、前もって情報を共有しておくことが必要です。問題点や課題、またそれに対する解決策や改善策についても部署や係りに宿題として出しておく事も会議を有意義なものにするポイントですね。この情報共有については、議題やテーマによってはメンバーだけでなく職員全員に伝わるようにすると、関心度も上がるし、会議後の周知や浸透も早くなります。

 

 

そうか。議題だけじゃなく、話し合う為の材料を前もって準備しておくってことですね?

 

「人の意見を否定しない」という風土作り。

 

そうです。それと基本的なことだけど、「人が発言している時は割り込みをしない。」「人の意見を否定しないで、発言する人が自由にものが言える。」「人の意見を取り込んだ上で着地点を考える。」などの会議参加上のルールについても予め話し合って決めておくといいですね。「難しいんじゃない?」とか「これこれの時は無理だよね」とか否定的な発言ではなく、「トライしてみようか」とか「さらに出た問題点については解決策を探るとして、まずはやってみよう!」という前向きな風土作りが共通理解としてあるといいですね。 あとは、ルールとして「1人最低1発言」という決まりごとを作っておくと会議自体の活性化が図れますね。

 

 

なるほど。そうですよね。会議は組織を前進させるためにやるんですもんね。

 

会議参加上のルール作りと、事前の情報共有が大切です!