クラトゥモ・Q&A(よくあるご質問)

クラトゥモへよくいただくご質問をまとめました

  • 導入について
「クラトゥモ」の導入で何が変わりますか?
コミュニケーションは、フェイス・トゥ・フェイスが基本ですが、人員不足の中、例えば非常勤職員さんの勤務形態によっては、フェイス・トゥ・フェイスもままならない状況もあります。「クラトゥモ」は、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションを基本としながら、ITネットワークを活用したコミュニケーションの補強を目差しています。常勤、非常勤問わず全ての職員の気持ちが繋がる事によって、組織の前進に寄与できるものと考えております。
導入を検討したいのですが、コンピュータに詳しい職員は居ません。大丈夫でしょうか?
大丈夫です。クラトゥモは医療・介護・保育・福祉分野別に初期設定がされており、それだけでも十分使用することができます。また、より詳細な設定等もガイダンスに従って編集して頂くだけでその施設に合った項目が設定できます。さらに、必要な場合はオプションで導入支援、運営サポートもありますのでご活用下さい。
職員の年齢もばらばらでコンピュータ操作が出来ない職員も居ますが、使いこなせますか?
クラトゥモは、スマホを使っている方であれば、ほとんど抵抗感なくなじんで頂けます。また、入力画面はガイダンスが付いていますので、パソコンに不慣れな人でも使いやすい入力形式となっており、紙の報告書より抵抗感なく作成できます。
施設内にコンピュータのネットワーク環境が整っていないのですが、使えますか?
LANケーブルによる物理的なネットワーク環境は必ずしも必要ではありませんが、インターネットに接続できる無線LANの環境、もしくは端末が必要となります。例えば、インターネットに接続できるタブレットやスマートフォンがあれば、クラトゥモがご使用になれます。
「導入サポートの説明会」では、どのような説明をしてもらえるのでしょうか?
経営・リーダー層の方には、組織運営や組織改善に必要な仕組み作りについて、また実際にクラトゥモでできる内容や効果についてご説明をさせて頂き、実際に運用して頂くイメージをつかんで頂きます。 一般職員の方に対しては、各アプリケーションの使い方はもちろんですが、情報共有や人間関係の作り方、目標管理のあり方などについてご説明させて頂きます。
「評価調査」は、どのような事をしてもらえるのでしょうか?
現在の組織の運営状況を職員の自己評価、満足度調査を実施し測定します。また、クラトゥモ導入1年後に同じ調査を実施する事で、導入前と導入後でどのような変化が見られたかを調査、ご報告致します。
訪問しての活用サポートはどのような事をしてもらえるのでしょうか?
施設でのクラトゥモ活用状況をお聞きし、現在の組織課題を一緒に考えることで組織が前に進むためにクラトゥモ上でどのような活用方法が考えられるかを施設の経営・リーダー層の方と直にお話させて頂きます。
  • システム・アプリケーションについて
様々なアプリケーションが入っていますが、使いこなせますか?
クラトゥモを十分使いこなして頂くために、ホームページには「活用支援」のコーナーを設けています。初めから全ての機能を使おうとせずに、2~3ヶ月ごとに計画を立ててご使用いただく事をお勧めしております。例えば、今月はヒヤリハット月間、来月は声・アイデアの募集月間などメリハリを付けてご使用頂くことによって、職員の方の意識も集中して組織的な効果が高まると考えております。
アプリケーションにタイムラインはありますか?
タイムラインは入っておりません。弊社ではタイムラインによるコミュニケーションは「友だち関係」、クラトゥモの目差すコミュニケーションは「信頼関係」という考え方を取っております。タイムラインはその使いやすさもあり、職場の信頼関係から脱線してしまう事例も見受けられることから、扱わない事としております。
途中で職員の増減があった場合はどうすれば良いでしょうか?
増減によって、契約内容に変更が生じた場合は契約の変更手続きが必要です。システム管理上については、引き続きご使用になれます。ユーザー管理画面でユーザーの退職処理や追加が可能です。
クラウド版とパッケージ版がるようですが、違いはなんでしょうか?
クラウド版は、インターネットに繋がる環境があれば、いつでもどこからでもアクセス可能です。パッケージ版は、施設でサーバーをご用意頂き、そのサーバーにクラトゥモをインストールしてご使用頂きます。インターネットに接続しないで、あくまでも施設のネットワークの中でのみご使用になりたい場合などにご選択いただけます。
  • 各報告書について
報告書を間違って登録した場合、削除することは出来ますか?
可能です。削除は、報告者本人か管理者・責任者の権限があるユーザーのみ行えます。他のユーザーが削除することはできません。
報告書に画像などは添付できるのでしょうか?
画像、動画の訴える力は、文章を超える場合があります。 クラトゥモは、全ての報告書においてデジタルカメラで撮影した画像、動画、オフィス資料などのファイルを添付することができます。
添付ファイルに動画もOKとありますが、どんな動画でも大丈夫でしょうか?
クラトゥモは、全てのアプリケーションにオフィス資料、プレゼン資料、画像、動画が添付できます。動画につきましては、300Mまでの動画が添付できますが、それ以上の大きさの動画は添付できませんので、動画サイズが大きい場合は、容量を小さくするか、分けていただく必要があります。
今までの紙の報告書を取り込むことはできますか?
可能です。例えば過去のヒヤリハット報告書の内容を再入力して頂く事によって集計・統計への反映も可能ですのでムダにはなりません。あるいは、スキャンしたものを文書ファイルとして格納することも可能ですが、この場合はヒヤリハットの集計の対象にはなりません。
報告書は共有した方が良いと思いますが、ちゃんと共有出来ているか確認出来るのでしょうか?
クラトゥモの各報告書には、確認ボタンが付いており、だれがいつ確認したかがわかる様になっています。また、情報ポケットには、確認ボタンだけではなく、コメント欄が付いていますので、職員同士や施設、エリア、部署内での意見交換ができます。より緊密なコミュニケーションが図れます。
ヒヤリハットの場所や内容などは、施設によって違うと思いますが、変えられるのでしょうか?
ヒヤリハットを始め全ての報告書の入力項目(場面、内容、要因など)は基本的に施設毎に設定できます。施設の考え方が反映できるようになっています。
報告書は作り出したら、全部入力しないとダメなのでしょうか?
入力途中で一時保存することができます。入力画面に保存ボタンがあり、ボタンを押すと一時保存されますので、インターネットに繋がる環境であればいつでもどこでも再入力が可能です。
管理・責任者が複数いる場合の承認はだれが行うのでしょうか?
例えば、ヒヤリハット(リスクマネジメント)の管理・責任者、苦情・要望に関する管理・責任者が違う場合、報告者はそれぞれの報告書管理・責任者に宛てて報告書の提出ができます。従って、それぞれ担当する責任者が承認を行うことができます。
管理・責任者は、コメントを付けることができますか?
管理・責任者は、自分宛に提出された報告書にコメントを付けて報告者に差し戻すことも、承認する事もできます。差し戻された報告書は、再度報告者に「差し戻し」として返りますので、報告者は管理・責任者のコメントをもとに加筆・修正を行って再提出する流れとなります。この提出、差戻しフローは、何度でも繰り返すことができます。管理・責任者が「承認」して始めて公開されるようになります。
情報共有の範囲は指定できるのでしょうか?
できます。スケジュールをはじめ、全てのコンテンツにおいて、掲載する際に情報を共有する範囲(見れる範囲)を施設全体、特定のエリア、特定の部署を指定して公開することができます。
集計・統計の条件に当てはまらない集計・統計をしたい時はどうすればよいのでしょうか?
クラトゥモには、SCV出力が標準で装備されていますので、もし、クラトゥモにない集計・統計をしたい場合は、一旦CSV出力によりデータを取り出してから、目的の集計・統計が行えます。
  • 支払い・使用中止について
利用料金の支払い方法を教えてください。
口座振替にて、お支払いいただいています。 支払期日は月末締め翌月28日とします。ただし、支払期日が土日祝祭日の場合は、翌金融機関営業日が支払期日となります。
システムの使用を中止したい場合、データはどのようになりますか?
中止したい1ヶ月前までに使用中止に関する申込をして頂ければいつでも運用を中止することができます。また、ご登録頂いたデータにつきましては、ユーザーサイドでバックアップを取って頂く必要があります。クラトゥモには登録したデータをCSVデータとしてダウンロードできる機能がついていますので、この機能をご使用頂ければ、登録した内容をデータとして取り出すことができます。