組織運営に関するもの

あこがれる組織とは?

あこがれる組織とは?

 

どんな組織でもそうだけど、みんな同じ情報が共有できて、自由に意見や提案が出来て、認め合って、改めあって、向上して行ける。そんな組織にあこがれるんじゃないかな。そのためのコミュニケーションをどうやって構築して行くかだよね。

 

 

そうよね。個人レベルのコミュニケーション力って、結局自分で身に付けて行くしかないと思うけど、組織や職員間のコミュニケーションは何をきっかけにしていいか分らないわ。

 

 

そうだね。コミュニケーションを深める取り組みはいろいろな観点から考える事ができるよね。 例えば、組織運営でも重要な位置を占めるリスクマネジメントの観点から考えてみようか。

 

ヒヤリハット報告書の目的

 

ヒヤリハット報告書は書いた事ある?

 

 

あるわ!でもなんだか始末書を書かされているみたいで嫌だわ!

 

 

へー、始末書ね。まずヒヤリハット報告書を始末書のように誤解させていること自体に問題があるようだね? そもそもヒヤリハット報告書の目的は、ヒヤリハットの再発防止と、その延長線上にある重大事故の発生を防止することだよね。まずこの目的が明確になっていない、職員に浸透していないとただの始末書になってしまって、「今度から気を付けます」という個人責任の追及で終わってしまう。本当にしなければならないのは、その後の組織管理上の根本原因を探ること、深堀していくことにあるんだよ。それともう一つ重要な事は、発生したヒヤリハットの事例を他の人々にも認識してもらって、組織全体の事故防止に役立てること、すなわち情報を共有するということだよね。

 

 

なるほどね。そういうことなんだ。ヒヤリハット報告書は、個人の責任追及ではなくって、その管理上の問題点が無いかどうかを深堀するためのものか、、、。そして事例の共有か、、。確かにその観点で考えるとその事だけでも職員間のコミュニケーションとも密接につながってるような気がするわ。

 

 

もともと完璧な人間はいないんだから、誰しもが必ずヒヤリとする場面は経験しているはず、その事を前提に、それを組織として、みんなで前向きにとらえられるような風通しの良さが必要だよね。例えば、ヒヤリハット報告書の意義をもう一度捉え直して、みんなで取り組むということも立派なコミュニケーションの構築につながるよ。

 

 

なるほどね。それもそうだわ。

 

クラトゥモにある機能について

 

今、ヒヤリハットのことを取り上げたけど、「クラトゥモ」にある機能は、ヒヤリハット報告書だけじゃないんだ。研修報告書や、委員会・会議の議事録を作成したり、利用者さんからの要望や意見、苦情なんかも報告書にまとめる事ができるんだ。 しかも、ヒヤリハットや事故報告書を作るだけじゃなく集計や統計も一瞬で出してくれるから、1か月ごとに場所や時間、内容ごとに集計してグラフにして出す事なんてことも簡単にできちゃうんだ。つまり、集計に時間を掛ける事がないということなんだ。

 

 

それだけじゃないよ! さっき情報の共有が大事という話がでたけれども、報告書なんかの共有もそうだけど、みんなで確認して欲しい事やお知らせ、スケジュールなんかも「クラトゥモ」に入れておけば、いつでもどこからでも確認できるんだよ。

 

 

へー、そうなんだ!

 

 

家からでも旅行先からでも施設の様子が分るってことなんだ!

 

 

えー?旅行先からも?うれしいような、悲しいような、、、、。

 

自分の空いた時間を利用して研修内容も確認!意見交換もできるよ!

 

もちろん、それはいつでもどこからでも見れるってことを言いたかっただけだよ! でもね。「クラトゥモ」の情報ポケットという機能を使えば、さっきのお知らせや回覧もそうなんだけど、例えば施設内の研修に出れない職員のために、読んでおいて欲しい研修資料をアップしておく事でみんな自分の空いた時間を利用して研修内容を確認出来るんだよ。しかも、ちゃんと確認したのかどうかを示す確認ボタンや、見た人のコメントも入力できるようになっているから情報が一方通行にならないんだ。 使い方次第だけど、ちょっと確認して欲しい手順書やマニュアルなんかもアップしておけば、みんなのスキルアップに役立つし、そこで意見交換もできるよ。

 

 

へー、じゃあ、いつも出れないパート職員さんなんかにも簡単に伝えられそうね。それで、コミュニケーションが変わるってことね! なるほど、使い方次第じゃ、いろんなことができそうだわ。

 

 

そうだね。 でも、もっとあるんだよ!

 

 

えー!、まだあるの?

 

PDCAサイクルって知ってる?

 

うん、もともとは工業製品の品質管理の手法なんだけど、PDCAサイクルってあるのは知ってる?

 

 

うん、聞いたことはあるような気がするけど、なにそれ?

 

 

PDCAのPはプラン(plan)のPで計画って事、Dは(do)で実行、Cは(check)チェックで文字どうり実行した内容をチェックするということ、Aはアクション(action)で必要に応じてチェックした内容を修正するということ。この改善サイクルをPDCAサイクルって言うんだ。

 

 

へー、何かを改善する場合は、このサイクルでやればいいってわけ? 分ったような分らないような、、、、・ 例えばどんなふうになるの?

 

 

そうだね。簡単な例でいうとこんなことさ。

 

 

P (plan) このボールペンを使ってみよう。

 

D (do) 使ってみた。

 

C (check) 書けない。

 

A(action) 多分、インクが固まったんだろう。他のにしよう。

 

P (plan) 今度は、これを使ってみよう。

 

D (do) 使ってみた。

 

C (check) やっぱり、だめだ。

 

A(action) これもインクが固まったんだろう。また、他のペンを使ってみよう 

 

P (plan) 今度は、これにしよう。

 

D (do) 使ってみた。 C(check) 今度は、うまく書けた。

 

 

どうお?これでわかった?

 

 

そういうこと? じゃあ、日常的にやっていることだよね?

 

 

そうだね。ただこれはPDCAサイクルの説明に使っただけの例だけと、職場の改善や人材育成で使う場合は、もう少し深堀した考え方で使わないと結果は出てこないよね。 でもね、「クラトゥモ」にはこのPDCAサイクルを使った改善が簡単にできる「アクションプラン」っていうのが標準で付いているんだ!

 

 

さっきね、「クラトゥモ」にはヒヤリハットや事故報告書の集計・統計機能が付いてるって話をしたけど、本当のところは、集計や統計をしたところで、その内容を分析して、どういうふうに改善するか検討しない事には、ヒヤリハットや事故報告は減らないんだよ。

 

 

なるほどね。それだけでも便利のように思えたけど、その後が必要ってわけね。

 

集計や統計をしてからの目標管理が必要!

 

そういうこと。 でも「クラトゥモ」を使えば、このあたりの道筋がつけられるよ。 それと、ホームページの「活用支援」には色々役に立つ事例がたくさんあるから、参考にできるしね、、。

 

 

そうか、なるほど活用支援もあるから参考にすれば、色々使えそうね!

 

 

そう、でもね、さっきも話したけど、職場って経営・リーダー層の人も職員も、みんなで協力し合って、認め合って、同じ方向性で、楽しく、最終的にはサービスを受けている人に喜んでもらえるのが理想だよね。 それには、まず職員全員がつながっているという意識が必要だよね!

 

 

まずは、その土台作りね!確かに必要な情報を共有することで「つながってる感」あるわ!

 

職員全員がつながっているという意識が大事だね!